Responsable del Tratamiento

Dearly Day es el nombre comercial utilizado para la prestación de servicios de diseño, personalización, publicación y gestión de invitaciones digitales e interactivas.

Dearly Day no constituye actualmente una persona jurídica independiente. Para efectos de la legislación colombiana sobre protección de datos personales, las actividades de tratamiento realizadas bajo la marca Dearly Day se encuentran bajo la responsabilidad de:

Marco normativo

Esta Política se adopta de conformidad con el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y las demás normas que los modifiquen, complementen, reglamenten o sustituyan.

Dearly Day aplicará los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad establecidos por el régimen colombiano de protección de datos personales.

Alcance

Esta Política aplica al tratamiento de datos personales realizado por Dearly Day a través de:

• dearlyday.com y sus páginas asociadas.
• Formularios de contacto.
• Formularios privados para personalización de invitaciones.
• Sistemas de confirmación de asistencia o RSVP.
• Correo electrónico.
• WhatsApp.
• Herramientas de atención al cliente.
• Carga y almacenamiento de fotografías, videos, audios y archivos.
• Herramientas administrativas y proveedores tecnológicos.
• Plataformas de pago que puedan incorporarse posteriormente.

Información que podemos recopilar

Dependiendo del servicio solicitado, podremos tratar las siguientes categorías de información:

Datos de identificación y contacto

Nombre, apellidos, correo electrónico, número de teléfono, WhatsApp, ciudad, país y demás información necesaria para comunicarnos con el usuario.

Información del evento

Nombres de anfitriones u homenajeados, fecha, hora, lugares, cronogramas, tipo de celebración, instrucciones y demás información necesaria para construir la invitación.

Información del servicio

Diseño seleccionado, personalizaciones, adicionales, idioma, solicitudes, cambios, instrucciones y comunicaciones relacionadas con el pedido.

Archivos y contenidos

Fotografías, videos, audios, textos, nombres, mensajes y otros recursos suministrados para diseñar o personalizar una invitación.

Información RSVP

Nombre del invitado, confirmación de asistencia, número de acompañantes y demás información configurada legítimamente para gestionar el evento.

Información comercial

Servicios contratados, precios, estado del pago, comprobantes, referencias de transacción y demás información administrativa necesaria.

Información técnica

Dirección IP, navegador, dispositivo, registros técnicos y cookies cuando corresponda, de acuerdo con las preferencias seleccionadas por el visitante.

Finalidades del Tratamiento

Los datos personales podrán utilizarse para:

• Atender consultas, solicitudes y cotizaciones.
• Gestionar pedidos y servicios contratados.
• Diseñar, personalizar, modificar, alojar y entregar invitaciones digitales.
• Administrar formularios privados enviados a clientes.
• Gestionar RSVP y listas de invitados.
• Contactar al cliente respecto al estado de su pedido.
• Prestar soporte y servicio al cliente.
• Registrar pagos y comprobantes.
• Cumplir obligaciones legales, contractuales, contables o tributarias.
• Prevenir fraude, accesos no autorizados y abusos.
• Proteger la seguridad del sitio y sus sistemas.
• Atender requerimientos de autoridades competentes.
• Analizar el funcionamiento del sitio cuando exista autorización para ello.

Las comunicaciones promocionales, campañas, novedades y acciones de marketing solamente se realizarán cuando exista una autorización válida o una base jurídica que permita dicho tratamiento.

Información proporcionada sobre otras personas

Debido a la naturaleza de las invitaciones digitales, el cliente puede proporcionar información perteneciente a familiares, homenajeados, padrinos, acompañantes, invitados u otras personas.

Quien suministre datos personales de terceros declara que cuenta con la autorización, legitimación o fundamento necesario para proporcionarlos y utilizarlos para la finalidad asociada al evento.

El usuario deberá limitarse a proporcionar la información estrictamente necesaria para prestar el servicio.

RSVP y listas de invitados

Cuando Dearly Day procese información de invitados exclusivamente siguiendo instrucciones del cliente u organizador del evento, dicho cliente podrá actuar como Responsable del Tratamiento y Dearly Day como Encargado del Tratamiento, según corresponda.

Datos de niños, niñas y adolescentes

Dearly Day presta servicios para celebraciones como quince años, cumpleaños, bautizos, primeras comuniones y otros eventos en los que pueden aparecer niños, niñas o adolescentes.

El tratamiento de sus datos deberá respetar sus derechos prevalentes y realizarse únicamente cuando sea legalmente procedente.

La persona que suministre fotografías, nombres, videos u otros datos pertenecientes a menores declara contar con la autorización o facultad correspondiente de sus padres, representantes legales o de quien legalmente pueda otorgarla.

Dearly Day podrá solicitar confirmación de dicha autorización y podrá rechazar o retirar contenidos cuando existan razones fundadas para considerar que pueden vulnerar los derechos de un menor.

Datos sensibles

Dearly Day no busca recopilar datos sensibles como parte ordinaria de sus servicios.

Cuando excepcionalmente resulte necesario tratar este tipo de información, se informará al Titular sobre su carácter sensible, su facultad de abstenerse de suministrarla y se solicitará autorización explícita cuando corresponda.

Autorización para el Tratamiento

Cuando la legislación lo requiera, Dearly Day solicitará autorización previa, expresa e informada del Titular.

La autorización podrá obtenerse mediante formularios electrónicos, casillas de aceptación, documentos, comunicaciones digitales u otros mecanismos que permitan conservar evidencia de la decisión del Titular.

Proveedores tecnológicos

Para operar Dearly Day puede ser necesario utilizar proveedores de alojamiento web, almacenamiento, correo electrónico, mensajería, seguridad informática, copias de respaldo, formularios, herramientas administrativas, analítica y procesamiento de pagos.

Cuando dichos proveedores actúen como Encargados del Tratamiento, deberán procesar los datos dentro del ámbito de los servicios contratados y conforme a la normativa aplicable.

Transferencias y transmisiones internacionales

Algunos proveedores tecnológicos utilizados por Dearly Day pueden almacenar o procesar información mediante infraestructura localizada fuera de Colombia.

Cuando exista una transferencia o transmisión internacional de datos personales, Dearly Day aplicará las reglas previstas por el régimen colombiano de protección de datos y los mecanismos que correspondan según cada caso.

WhatsApp y plataformas externas

Dearly Day utiliza o podrá utilizar WhatsApp como canal de atención, cotización, seguimiento y gestión de pedidos.

Cuando un usuario decida comunicarse mediante una plataforma externa, determinada información también podrá ser tratada por el proveedor correspondiente conforme a sus propias políticas y condiciones.

Lo mismo podrá ocurrir con plataformas de pago, mapas, almacenamiento, alojamiento u otros servicios tecnológicos utilizados para prestar determinadas funcionalidades.

Cookies

Dearly Day utiliza cookies y tecnologías similares necesarias para el correcto funcionamiento de su sitio web.

También podrá utilizar categorías adicionales cuando exista la autorización correspondiente.

Los visitantes pueden aceptar, rechazar o personalizar sus preferencias mediante la herramienta de consentimiento disponible en dearlyday.com.

Para obtener más información consulta nuestra Política de Cookies .

Conservación de la información

Los datos personales serán conservados únicamente durante el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades para las cuales fueron recopilados y las obligaciones legales, contractuales, contables, tributarias o de defensa de derechos aplicables.

Cuando la información deje de ser necesaria y no exista una obligación que justifique su conservación, podrá ser eliminada, anonimizada o sometida a mecanismos técnicos que impidan su utilización para finalidades incompatibles.

Las copias de seguridad podrán conservar temporalmente información durante sus ciclos ordinarios de respaldo, retención y eliminación.

Seguridad de la información

Dearly Day adoptará medidas administrativas, técnicas y organizativas razonables destinadas a proteger los datos personales frente a pérdida, uso indebido, acceso no autorizado, alteración, divulgación o destrucción.

El acceso a información privada se limitará a quienes razonablemente lo necesiten para prestar los servicios.

Ningún sistema conectado a Internet puede garantizar seguridad absoluta. No obstante, Dearly Day implementará medidas razonables de protección y gestionará los incidentes de seguridad de acuerdo con las obligaciones aplicables.

Derechos de los Titulares

El Titular tiene derecho a:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada cuando corresponda.
3. Ser informado sobre el uso dado a sus datos.
4. Solicitar la supresión de información cuando sea legalmente procedente.
5. Revocar la autorización cuando proceda.
6. Acceder gratuitamente a sus datos personales.
7. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio después de agotar el trámite correspondiente ante el Responsable o Encargado.

Canal de atención para protección de datos

Las consultas, reclamos, solicitudes de actualización, rectificación, supresión o revocatoria podrán dirigirse a:

Para proteger los datos de los Titulares, Dearly Day podrá solicitar información razonable que permita verificar la identidad de quien presenta una solicitud antes de suministrar, modificar o eliminar información personal.

Consultas

Las consultas relacionadas con datos personales serán atendidas dentro de un término máximo de diez (10) días hábiles contados desde su recepción.

Cuando no sea posible atender una consulta dentro de dicho término, se informarán las razones de la demora y la nueva fecha de respuesta, que no podrá superar cinco (5) días hábiles adicionales.

Reclamos

Los reclamos relacionados con corrección, actualización, supresión de información o posibles incumplimientos deberán contener información suficiente para identificar al Titular, describir los hechos y gestionar la solicitud.

Si el reclamo está incompleto, Dearly Day podrá requerir al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que complete la información.

Si transcurren dos (2) meses desde el requerimiento sin que el interesado suministre la información solicitada, podrá entenderse que ha desistido del reclamo.

El término máximo para atender un reclamo será de quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a su recepción.

Cuando no sea posible atenderlo dentro de este término se informará la razón y la nueva fecha de respuesta, que no podrá superar ocho (8) días hábiles adicionales.

Supresión y revocatoria

El Titular podrá solicitar la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada cuando resulte legalmente procedente.

La eliminación podrá no ser inmediata cuando exista una obligación legal o contractual de conservar la información, cuando resulte necesaria para ejercer o defender derechos o cuando concurra otra causa legítima para mantenerla.

Quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio

Una vez agotado el trámite correspondiente ante Dearly Day, el Titular podrá acudir ante la Superintendencia de Industria y Comercio – SIC cuando considere vulnerados sus derechos relacionados con la protección de datos personales.

Actualizaciones de esta Política

Dearly Day podrá modificar esta Política como consecuencia de cambios normativos, tecnológicos, operativos o relacionados con los servicios ofrecidos.

La versión vigente estará disponible permanentemente en dearlyday.com.

Cuando una modificación implique nuevas finalidades para las cuales la legislación exija autorización, se solicitará una nueva autorización cuando corresponda.